IWS Consulting

IWS Consulting è un’azienda specializzata nella progettazione e distribuzione di soluzioni informatiche che accompagnano i clienti verso l’evoluzione e la trasformazione digitale. La filosofia aziendale di IWS è quella di proporre soluzioni evolutive ed innovative, con un approccio consulenziale mirato alla governance delle infrastrutture IT e alla progettazione di soluzioni finalizzate all’ottimizzazione della produttività e dei processi, senza gravare sulle attività principali dell’azienda cliente. IWS Consulting può vantare sei Aree di Business: IT Outsourcing, IT Service Management, IT Architecture, Cloud Solutions, Robotic Process Automation, Big Data Analytics.

L’ESIGENZA

IWS Consulting ha avuto la necessità di adottare un sistema di gestione delle offerte e degli ordini. Le criticità maggiori incontrate dalla società di Consulenza erano legate soprattutto a:

1. Gestione dell’offerta e dell’ordine via mail.
2. Dispersione dell’informazione già nel momento della creazione dell’offerta fino alla lavorazione dell’ordine;
3. Incapacità di fare previsioni sull’andamento di offerte e degli ordini nell’immediato.

.L’esigenza manifestata è stata, dunque, quella di:

1. Centralizzare le informazioni su un portale multiutenza (gestione del flusso operativo di produzione offerta/ordine);
2. Condividere con le BU aziendali lo stato di avanzamento dell’offerta e ordine (flusso approvativo e gestione degli stati);
3. Possibilità di effettuare un forecast dalle prime fasi del processo di produzione (analisi delle attività).

LA SOLUZIONE

Grazie alla versatilità di ARXivar (software di AbleTech), è stata realizzata per IWS Consulting un’area riservata aziendale con accesso multiutente. La piattaforma è stata realizzata con Arxivar NEXT 2.7  che permette di gestire la creazione delle offerte e lo stato di avanzamento degli ordini, le informazioni archiviate all’interno della piattaforma ARXivar, sfruttandone a pieno le potenzialità messe a disposizione ed allo stesso tempo garantendo una totale centralizzazione dei dati.

È stato pertanto realizzato un flusso approvativo che coordina i vari reparti.

I BENEFICI

Grazie all’utilizzo di ARXivar IWS Consulting  ha riscontrato sin da subito numerosi benefici tra i quali:

• Raddoppio delle performance grazie alla centralizzazione delle informazione;
• Riduzione dei tempi di lavoro per offerta/ordine e conseguente aumento del numero di committenti e delle pratiche create;
• Riduzione degli errori: mancata emissione fattura o errate tempistiche di fatturazione rispetto all’evasione dell’ordine.
• Ottimizzazione e semplificazione del lavoro dei dipendenti;
• Accesso tramite dispositivo mobile da parte degli utenti e semplificazione dello smartworking ;
• Creazione di un archivio elettronico delle pratiche utilizzabile come repository di tutti i documenti tramite la fascicolazione automatica di Arxivar.