In molte aziende la stampante è ancora percepita come un semplice strumento di supporto, utile solo a produrre documenti cartacei quando necessario. La realtà, però, è molto diversa.
Negli ultimi anni le stampanti multifunzione, anche note come MFP (Multi-Function Printer), si sono evolute in veri e propri hub tecnologici, capaci di gestire informazioni, ottimizzare i flussi documentali e connettersi all’infrastruttura IT aziendale.
Per questo oggi non possiamo più considerarle dispositivi marginali: le MFP sono diventate un asset fondamentale per la trasformazione digitale degli uffici.
Cosa si intende per MFP
Con il termine MFP si indica un’unica macchina in grado di svolgere funzioni diverse: stampa, copia, scansione e invio digitale dei documenti.
Nella loro evoluzione, le multifunzione hanno incorporato software e strumenti che vanno ben oltre le classiche attività legate ai materiali cartacei. Oggi non si limitano a stampare o digitalizzare, ma integrano sistemi di autenticazione, si collegano a piattaforme cloud, dialogano con applicativi di gestione documentale e permettono di controllare in maniera centralizzata costi e utilizzo.
Di fatto, la multifunzione è diventata un punto di accesso alle informazioni aziendali: attraverso di essa passano dati che devono essere prodotti, trasformati, condivisi e archiviati in modo sicuro.
Perché la stampante multifunzione ha un ruolo strategico in azienda
Il primo beneficio di una MFP è evidente: concentrare in un unico dispositivo diverse funzioni che altrimenti richiederebbero macchine separate. Questa scelta porta a una riduzione immediata dei costi di acquisto e manutenzione, ma soprattutto semplifica la vita agli utenti, che trovano in un solo punto tutte le operazioni di stampa e gestione documentale.
Oltre all’aspetto economico, la multifunzione ha un impatto diretto sulla produttività. Pensiamo, ad esempio, alla possibilità di scansionare un documento cartaceo e inviarlo immediatamente in una cartella di rete o su un repository cloud, pronto per essere condiviso. Ciò che una volta richiedeva più passaggi manuali (scansione, salvataggio su PC, caricamento in rete) oggi si riduce a pochi secondi, con un notevole guadagno di efficienza.
Non bisogna poi dimenticare il tema della sicurezza. I documenti aziendali contengono spesso informazioni sensibili e la stampa non può essere lasciata senza controllo. Le MFP moderne permettono di attivare funzioni come la stampa protetta con badge o PIN, la crittografia dei file e la registrazione degli accessi. In questo modo ogni operazione diventa tracciabile e conforme alle normative sulla protezione dei dati.
Il ruolo delle MFP nella trasformazione digitale
La digitalizzazione non significa semplicemente “fare a meno della carta”. In molte realtà produttive, amministrative o sanitarie, il documento cartaceo è ancora presente e, in certi casi, necessario. La sfida è collegare in modo intelligente il mondo fisico e quello digitale, creando un flusso di lavoro continuo.
Le multifunzione svolgono esattamente questo processo: da un lato producono i documenti cartacei richiesti, dall’altro trasformano i fogli stampati in file digitali pronti per essere archiviati, condivisi o gestiti da un software aziendale. Alcuni modelli includono tecnologie OCR (Optical Character Recognition), che convertono un documento scansionato in un file ricercabile, semplificando l’indicizzazione e riducendo i tempi di ricerca.
Inoltre, le MFP si integrano sempre più con i sistemi IT aziendali: possono connettersi a directory centralizzate per l’autenticazione, comunicare con soluzioni di Document Management System (DMS), interagire con applicativi ERP e CRM. Questo le rende parte integrante dell’infrastruttura informatica, non semplici periferiche isolate.
Come scegliere la multifunzione giusta
Non tutte le aziende hanno le stesse esigenze, e non tutte le MFP sono uguali. Prima di effettuare una scelta, è fondamentale, quindi, valutare attentamente i volumi di stampa, la qualità richiesta, i livelli di sicurezza necessari e il grado di integrazione con l’ecosistema IT esistente.
Una piccola impresa potrà privilegiare un modello compatto e versatile, capace di gestire in modo semplice stampa e scansione. Un’azienda strutturata, invece, avrà bisogno di soluzioni scalabili, connesse al cloud e in grado di generare reportistica avanzata sui costi di stampa per centro di costo o reparto. In entrambi i casi, ciò che fa davvero la differenza è il supporto offerto dal partner tecnologico: installazione, configurazione e assistenza continuativa sono fattori determinanti per garantire continuità e massimizzare l’investimento.
Le stampanti multifunzione hanno infatti superato da tempo il ruolo di strumenti “accessori” e si sono affermate come componenti centrali dell’infrastruttura tecnologica aziendale, combinando funzionalità avanzate, sicurezza, connettività e sostenibilità.
Per le imprese che vogliono ridurre i costi, aumentare la produttività e intraprendere un percorso concreto di trasformazione digitale, investire in una MFP non è più una scelta opzionale, ma una necessità strategica.
Affidarsi alla tecnologia giusta è importante, ma lo è ancora di più poter contare su un partner che sappia guidare la scelta, l’implementazione e la gestione quotidiana delle soluzioni.
I professionisti di Seclan supportano le aziende nell’individuare la stampante multifunzione più adatta alle esigenze del proprio business, integrandola in modo sicuro ed efficace con l’infrastruttura IT esistente.
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