Contenuto trattamento dati personali: policy

PRIVACY POLICY

Informativa sul trattamento e la protezione dei dati personali ai sensi del

Regolamento UE n. 2016/679 (cd. GDPR – GENERAL DATA PROTECTION REGULATION)

La presente Informativa viene resa ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (cd. GDPR – GENERAL DATA PROTECTION REGULATION), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, ed è consultabile e scaricabile al seguente link: http://www.seclan.it/wp-content/uploads/2019/05/privacy.pdf.

 

Premesse

a) il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione dei dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (General Data Protection Regulation – GDPR) (di seguito il “Regolamento”), detta i principi e le norme da osservare in caso di trattamento di dati personali e delinea vari ruoli ai fini dell’adempimento degli obblighi e/o delle facoltà ivi prescritti;

b) ai sensi dell’art. 4, paragrafo 1, n. 1) del Regolamento, per “dato personale” si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («Interessato»);

c) ai sensi dell’art. 4, n. 1), del Regolamento 2016/679 il cd. “Interessato” è la singola persona fisica alla quale si riferiscono dati personali – che la rendono identificata o identificabile – quali ad esempio nome, cognome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo on line, una foto o “altri elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”;

d) ai sensi dell’art. 4, paragrafo 1, n. 2) del Regolamento, per “Trattamento” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;

e) ai sensi dell’art. 4, paragrafo 1, n. 4) del Regolamento per “Profilazione” si intende qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica;

f) ai sensi dell’art. 4, paragrafo 1, n. 7) del Regolamento UE n. 2016/679 il “Titolare del trattamento” è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali.

I. Titolare del trattamento

Seclan S.r.l., P.Iva 12032011004, con sede legale in Roma, Via Claudio Villa n. 87, 00128 Roma, in persona del suo legale rappresentante pro tempore, (di seguito anche solo “Seclan”) è, ai sensi dell’art. 4, n. 7) e dell’art. 24 del Regolamento 2016/679, il Titolare del trattamento dei dati personali degli Utenti persone fisiche raccolti e trattati nell’ambito del sito web www.seclan.it e dell’esecuzione dei connessi rapporti contrattuali.

II. Finalità del trattamento e base giuridica

I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

a) raccogliere e conservare nel sistema del sito web di Seclan i Suoi dati (tra cui le anagrafiche degli Utenti persone fisiche) per la registrazione dei singoli account personali dell’Utente e la gestione degli ordini di prodotti e servizi pubblicati sul sito di Seclan;

b) dare esecuzione agli ordini di acquisto di macchinari, e/o prodotti di cancelleria e/o prodotti informatici, nonché al servizio di assistenza e manutenzione tecnico informatica oggetto del rapporto contrattuale in essere tra Seclan e l’Azienda e/o il singolo Utente professionista, incluse le attività correlate o accessorie o la fornitura di servizi connessi richiesti dall’Utente registrato (es: recupero password, gestione segnalazioni o reclami, modifica – aggiornamento o rettifica – dei dati di fatturazione e/o dell’indirizzo di consegna) e, in generale, per dare adempimento a tutte le obbligazioni inerenti il rapporto contrattuale tra Seclan e il Cliente;

c) gestire tutti gli adempimenti relativi all’organizzazione e alla gestione degli ordini di acquisto e/o le richieste di intervento e sopralluogo degli Utenti nonché l’adempimento di ogni connesso obbligo o attività ad essi relativi, tra cui anche attività promozionali e/o commerciali di Seclan (tra cui trasmissione di newsletter);

d) adempiere agli obblighi previsti dalle norme di legge civilistiche e/o fiscali e/o amministrative;

e) gestire i rapporti con enti, istituzioni e amministrazioni pubbliche e/o enti privati etc.;

f) La base giuridica del trattamento è costituita dagli obblighi disposti dalla legislazione nazionale, comunitaria ed internazionale in materia di diritto dei consumatori, diritto dei contratti, diritto delle telecomunicazioni nonché dal legittimo interesse di Seclan srl (art. 6, parag. 1, lett. f) del Regolamento UE n. 2016/679) alla corretta gestione delle procedure di registrazione al sito web per il perseguimento dei propri fini statutari tra cui, a mero titolo esemplificativo, introdurre misure tecniche e organizzative per migliorare la qualità e la fruibilità dei servizi offerti attraverso il Sito nonché per garantire la l’integrità e la sicurezza dei dati trattati nella gestione dei rapporti contrattuali con i Clienti;

g) adempiere a eventuali obblighi relativi alle attività promozionali e/o di marketing diretto, anche mediante una futura attività di profilazione, organizzate e realizzate in proprio da Seclan (cfr. articolo “Modalità di trattamento”);

h) adempiere a eventuali obblighi contrattuali con enti o società per realizzare attività di marketing e/o di trasmissione di materiale pubblicitario e/o offerte commerciali da parte di sponsor e/o fornitori di materiale e/o prodotti del settore dell’informatica, della telefonia, della cartoleria e cancelleria per uffici e dell’hardware, fornitori di materiali e/ o prodotti di macchinari per ufficio, apparati ICT e Visual, servizi di consulenza informatica, gestione documentale e contenuti Visual;

i) adempiere a eventuali obblighi contrattuali con enti o società per realizzare attività di indagini e ricerche di mercato, attività di studio e ricerca per finalità socio-scientifiche.

III. Categorie dati personali trattati dal Titolare e soggetti Interessati

a) I dati raccolti dal Titolare sono inerenti essenzialmente alla categoria di “dato personale” (così come definito dall’art. 4, n.1) del Regolamento UE n. 679/2016) e nello specifico si tratta di dati personali identificativi quali: nome, cognome, codice fiscale, p.iva, indirizzo di residenza, eventuale indirizzo domicilio fiscale o sede legale dell’azienda o ente, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica ordinaria, eventuale indirizzo di posta elettronica certificata (di seguito solo la “pec”), eventuale numero della carta di credito e/o carta di debito, carta prepagata.

b) Il Titolare non tratta, nel rispetto dei limiti dei principi di minimizzazione e pertinenza del trattamento dei dati, alcun dato personale dell’Utente appartenente alle categorie particolari di dati, ovvero dati sensibili afferenti lo stato di salute, l’orientamento religioso etc., né i dati relativi a condanne penali e/o reati.

IV. Conferimento dei dati e conseguenze sul mancato conferimento

a) Il conferimento dei dati è obbligatorio per tutto quanto previsto dalla legge (nazionale, comunitaria ed internazionale) con riferimento al rapporto contrattuale in essere fra l’Utente registrato al sito di Seclan e la medesima Seclan e, pertanto, l’eventuale rifiuto di fornire i Suoi dati può precludere il completamento della procedura di registrazione, mediante creazione dell’account personale, e/o la possibilità di utilizzare i servizi e le offerte di Seclan fruibili tramite web o mediante ordine di acquisto effettuato a telefonicamente e/o email.

b) Il conferimento dei dati è facoltativo per quei trattamenti che perseguono finalità diverse e ulteriori a quelle necessarie alla normale esecuzione del contratto tra Seclan e l’Utente, tra cui, a mero titolo esemplificativo, si indicano le attività di natura promozionale realizzate direttamente in proprio da Seclan, mediante la trasmissione di offerte e/o materiale divulgativo utilizzando i contatti di posta elettronica e/o telefonia mobile, o mediante la trasmissione dei dati a soggetti terzi che svolgono attività di indagine e ricerca, attività pubblicitarie, marketing o promozionali.

V. Soggetti terzi destinatari dei dati personali trattati da Seclan

a) Esclusivamente per le finalità sopra specificate, il Titolare può procedere, ai fini della realizzazione dello scopo di cui alle finalità sopradescritte, alla comunicazione e/o trasmissione di tutti o solo parte dei dati da Lei forniti a: i) eventuali soggetti terzi Contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 del Regolamento; ii) Responsabili del trattamento nominati e autorizzati dal Titolare del Trattamento stesso (enti o società, tra cui a titolo esemplificativo società di servizi in outsourcing, consulenti fiscali e del lavoro, medico competente o altri professionisti) nel rispetto delle disposizioni di legge in materia di sicurezza dei dati.

b) Nello specifico, in relazione alle finalità di trattamento dei dati indicate, Seclan potrà comunicare e/o trasmettere i Suoi dati personali alle seguenti categorie di soggetti:

  • soggetti nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR che trattano dati per conto del Titolare;
  • Enti, società contrattualmente legate a Seclan e/o che svolgono attività di supporto all’attività della medesima anche mediante campagne di sponsorizzazione e/o la fornitura di materiale e prodotti di settore specifici (tra cui attività di organizzazione, gestione, pubblicità o sponsorizzazione di eventi o iniziative promozionali nell’ambito della fornitura dei servizi e dei prodotti del settore dell’informatica, del digitale e dell’hardware);
  • Società che svolgono attività di gestione e manutenzione degli apparati di comunicazione elettronica ed i connessi adempimenti di messa in sicurezza per conto di Seclan;
  • Autorità giudiziarie e/o di polizia o ad altre amministrazioni pubbliche per l’adempimento di obblighi normativi;
  • Società, consulenti e professionisti che operino per conto e nell’interesse di Seclan.

c) I Suoi dati personali potranno essere portati a conoscenza dei collaboratori di Seclan, tra cui a mero titolo esemplificativo consulenti commerciali, legali, gli amministratori di sistemi informatici i quali, a seconda del trattamento e della specifica posizione, operano sotto la diretta autorità di Seclan e pertanto saranno nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento Ue n. 2016/679 o Designati autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2003 e riceveranno adeguate istruzioni operative.

d) In caso di vendita o trasferimento in tutto o in parte dell’attività e/o dei beni (anche in caso di riorganizzazione, scorporo, scioglimento o liquidazione) di Seclan, la stessa potrebbe trasferire i Suoi dati al terzo acquirente o soggetto subentrante all’attuale Titolare del trattamento.

e) Seclan, in alcun caso, cede o vende i Suoi dati personali.

VI. Modalità del trattamento

a) I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti (tra cui l’art. 32 del Regolamento).

b) I dati raccolti e trattati verranno inseriti nelle pertinenti banche dati alle quali potranno accedere solo il legale rappresentante pro tempore di Seclan ed eventuali dipendenti e/o consulenti esterni, previa loro designazione da parte del Titolare del trattamento quali Responsabili ai sensi dell’art. 28 Regolamento Ue 2016/679 o Designati autorizzati al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2016 sotto la diretta autorità del Titolare, che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto delle finalità dichiarate.

c) Nell’ambito dell’attività di profilazione, ad oggi Seclan non fa utilizzo di cookies, ma si riserva di ricorrere, nei prossimi mesi, all’uso di: i) Cookie tecnici di sessione, la cui finalità è soltanto quella di ricondurre l’Utente, una volta identificato sulla portale web di Seclan, al proprio account durante la navigazione sul sito web; ii) Cookie di tracciamento Google Analytics mediante i quali sono tracciati in forma anonimizzata il comportamento dell’Utente in termini di navigazione sul sito web, ovvero senza visualizzare e raccogliere dati quali i dati anagrafici e/o l’indirizzo IP del singolo Utente. La profilazione avviene sia mediante l’impiego di sistemi manuali, sia mediante l’uso di software/algoritmi automatizzati nell’ambito delle sole finalità di Seclan e sempre trattando i dati profilati in forma anonimizzata.

VII. Durata del trattamento

I dati saranno trattati per tutto il tempo necessario alla svolgimento del rapporto contrattuale in essere fra Seclan e l’Utente. Decorsi 24 mesi (ovvero due anni) dalla conclusione del rapporto contrattuale il trattamento dei dati da parte di Seclan proseguirà sotto forma di archiviazione e conservazione limitata, nel rispetto del principio di minimizzazione, e/o in forma criptata in un data base interno, non pubblico, limitatamente al perseguimento delle finalità di ricerca interna della società nonché per adempiere agli obblighi di legge. Una volta esaurite le eventuali attività di trattamenti prescritte in adempimento ad obblighi di legge, il Titolare provvederà alla cancellazione dei dati dal sito web e dai sottodomini nonché dalle proprie banche dati.

Trascorsi due anni consecutivi e continuativi dalla cessazione di qualsivoglia rapporto contrattuale con il Titolare, Seclan disattiverà e cancellato il Suo account personale al sito di Seclan.

VIII. Trasferimento dati verso un paese terzo extra UE e/o un’organizzazione Internazionale

I tuoi dati personali potrebbero essere trasferiti al di fuori dell’Unione Europea per essere trattati da eventuali fornitori e/o dai Partners o fornitori dei nostri fornitori situati all’interno dell’Unione Europe. Qualora i Suoi dati siano oggetto di trattamento transfrontaliero, Seclan si impegna a verificare che tale trattamento avvenga nel rispetto della legislazione vigente (artt. 44/50 del Regolamento UE n. 2016/679) e che sia garantito un livello adeguato di protezione dei dati personali e fornirà tempestiva comunicazione di eventuali trattamenti transfrontalieri nonché sull’identità dei soggetti terzi operativi e/o situati in territorio extra UE.

IX. Diritti degli Interessati

Ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. b) del Regolamento UE 2016/679, Le comunichiamo che in qualunque momento Lei ha può rivolgersi al Titolare del trattamento per esercitare i seguenti diritti:

a) diritto di accesso ai dati personali ai sensi dell’art. 15 del Regolamento 2016/679;

b) diritto di ottenere la rettifica e/o integrazione dei dati ai sensi dell’art. 16 del Regolamento 2016/679:

c) diritto di chiedere ed ottenere la cancellazione dei dati ai sensi, e nei limiti, dell’art. 17 del Regolamento salvo non ricorra una delle eccezioni di cui al comma 3 del medesimo art. 17;

d) diritto di chiedere ed ottenere la limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 del Regolamento;

e) diritto alla portabilità dei dati ai sensi, e nei limiti, dell’art. 19 del Regolamento 2016/679;

f) diritto di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento ai sensi dell’art. 21 del Regolamento 2016/679;

g) diritto di revocare il consenso ai sensi dell’art. 7, comma 3 del Regolamento 2016/679, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca;

h) diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy).

Nei limiti e nel rispetto delle condizioni previste dai suindicati articoli della Privacy Policy e dalla vigente normativa in materia di tutela dei dati personali, comprese eventuali sue modifiche o integrazioni, l’esercizio dei Suoi diritti potrà avvenire in forma scritta mediante l’invio di un’e-mail al seguente indirizzo di posta dedicato: privacy@seclan.it

X. Link utili

Seclan tratta i Suoi dati personali nel rispetto della disciplina vigente (Regolamento Ue n. 2016/679, D.Lgs. n. 196/2003 come adeguato al GDPR con il d.lgs. n. 101/2018) in materia di privacy e successive modifiche e/o integrazioni, nonché nel rispetto dei provvedimenti e pareri dell’Autorità di Controllo italiana (http://www.garanteprivacy.it) e del Comitato Europeo per la protezione dei Dati (https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb_it).